Covid-19 : faire fonctionner le CSE à distance pour garantir la continuité de la représentation

Confinés ou pas, en télétravail, en chômage partiel ou présents sur site, les salariés ont encore, et peut-être plus que jamais, besoin de représentation. Aux sujets que le CSE a traditionnellement à traiter sont venues se surajouter des problématiques spécifiquement liées à l’état d’urgence sanitaire. Et l’on peut bien concevoir l’urgence qu’il y a à les traiter…

Or, comment mener des réunions en présentiel lorsque la « distanciation sociale » devient temporairement la règle ?

Pour résoudre cette problématique, le législateur et le Gouvernement ont posé un principe : tant que l’état d’urgence durera, le CSE pourra, sans restriction aucune, fonctionner à distance. Mais ils ont aussi mis sur la table trois possibilités techniques susceptibles de rendre possible un tel fonctionnement :

-la visioconférence,

-la conférence téléphonique,

-voire même la messagerie instantanée.   

• Le recours à la visioconférence

Des réunions de CSE organisées en visioconférence, c’était possible avant l’épisode Covid-19, et ce le sera également après. Depuis l’avènement du CSE, le recours à la visioconférence pour réunir le CSE et/ou le CSEC est en effet possible dans la limite de 3 réunions par an, voire plus dès lors qu’un accord entre l'employeur et les membres élus de la délégation du personnel du comité permet d’aller au-delà (1).

Mais pendant la période d’urgence sanitaire, il est clair que, dans bien des cas, le recours à la visioconférence ne pouvait plus être perçue comme une simple option, mais bel et bien comme une nécessité pour que, dans les entreprises, la continuité de la fonction de représentation du personnel puisse advenir.

C’est en cela que l’article 6 de l’ordonnance n° 2020-389 a « autorisé » l’employeur à recourir de droit à la visioconférence « pour l'ensemble des réunions du CSE et du CSEC », après avoir simplement veillé à informer les membres de ces instances de sa décision.

 

Sur le principe d’un recours facilité et possiblement systématisé à la visioconférence, la CFDT n’a bien entendu, dans la période, aucune objection à formuler.
Par contre, pour ce qui est de la décision d’y recourir, il aurait été préférable que les membres du CSE y soient associés et qu’elle soit prise, en bonne intelligence, par accord entre eux et l’employeur, plutôt qu’unilatéralement par ce dernier.

 

• Le recours à la conférence téléphonique

Des réunions de CSE peuvent également être organisées en conférence téléphonique. Contrairement à la visioconférence, le Code du travail ne prévoit pas, en temps normal, le recours à ce mode d’organisation des réunions.

Tout comme pour la visioconférence, l’article 6 de l’ordonnance n° 2020-389 autorise l’employeur à recourir de droit à la visioconférence « pour l'ensemble des réunions du CSE et du CSEC » après avoir simplement veillé à informer les membres de ces instances de sa décision. Le président du CSE doit alors simplement informer les membres de l’instance de la tenue de la réunion en conférence téléphonique, en suivant les règles applicables en matière de convocation.

En pratique, l’employeur peut librement faire alterner réunions en visioconférence et réunions en conférence téléphonique.

 

Le déroulement des réunions en visioconférence et/ou en conférence téléphonique

Le dispositif technique mis en œuvre doit garantir :
- l'identification des membres du CSE ;
- leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations pour la visioconférence - seulement du son pour la conférence téléphonique.

Cette façon de procéder ne doit pas faire obstacle à la tenue de suspensions de séance. Avant engagement des délibérations, l’accès de l’ensemble des membres à « des moyens techniques satisfaisants » doit être vérifié.

Le vote, lui, doit avoir lieu de manière simultanée, étant entendu que les membres électeurs du CSE (à savoir les élus titulaires) doivent disposer d’une durée identique pour voter. 
Lorsqu'il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote garantit que l'identité de l'électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l'expression de son vote.
Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit permettre d’assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes (2).

 

• Le recours à la messagerie instantanée

A défaut de pouvoir recourir à la visioconférence et/ou à la conférence téléphonique ou lorsqu’un accord d’entreprise le prévoit expressément, les réunions peuvent également être organisées par l’intermédiaire d’une messagerie instantanée (3).

C’est alors à l’employeur qu’il appartient d’informer les membres du CSE de la tenue de la réunion par messagerie instantanée en y précisant la date et l'heure de son début, la date et l'heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture et en suivant les règles applicables à la convocation des réunions de l'instance (4).

 

Le déroulement des réunions via une messagerie instantanée
Le dispositif technique mis en œuvre garantit l'identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la communication instantanée des messages écrits au cours des délibérations (5).

Concrètement, la réunion se déroule autour de cinq étapes distinctes. 
1^re étape : l’accès à des moyens techniques satisfaisant de tous les membres du CSE est vérifié.
2^è étape : les délibérations ont lieu … potentiellement entrecoupées de suspensions de séances.
3^è étape : les délibérations sont clôturées par un message du président de l'instance, qui ne peut intervenir avant l'heure limite fixée.
4^è étape : le vote a lieu de manière simultanée.
A cette fin, les participants disposent d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote indiquée par le président de l'instance.

Lorsqu'il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote garantit que l'identité de l'électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l'expression de son vote.

Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit permettre d’assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.      5^è étape : Au terme du délai fixé pour l'expression des votes, le président du CSE en adresse les résultats à l'ensemble de ses membres (6).